Vorlagenserver

Entwurf – noch nicht geprüft. Vor der Veröffentlichung von einer fachkundigen Stelle (z. B. Notariatskammer, Datenschutzberatung) prüfen lassen; gelb markierte Angaben fehlen noch.

Vertrag über die Auftragsverarbeitung

gemäß Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Muster für die Nutzung des Vorlagenservers

Verantwortlicher (Auftraggeber): die nutzende Notariatskanzlei
Name: ______________________________________________
Anschrift: __________________________________________

Auftragsverarbeiter (Auftragnehmer): Alexander Mayer, ???, E-Mail: ??? – persönlich als Betreiber des Vorlagenservers, nicht als Notariatskanzlei

§ 1 Gegenstand und Dauer

(1) Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber den Vorlagenserver zur Verfügung: Formulare für Vertrags- und Urkundenvorlagen, aus denen Word-Dokumente erzeugt werden, samt Verwaltung von Benutzerkonten, Kanzleidaten, Briefvorlagen und Formular-Layouts des Auftraggebers.

(2) Der Vertrag gilt für die Dauer der Nutzung des Vorlagenservers durch den Auftraggeber. Er kann von beiden Seiten mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende schriftlich gekündigt werden.

§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung

Erheben (Eingabe in die Formulare), Ordnen, Verwenden zur Erzeugung von Dokumenten, Übermitteln an den Auftraggeber (Download bzw. Öffnen in Word), Speichern der Verwaltungsdaten und deren Sicherung, Löschen. Zweck ist ausschließlich die Erstellung von Dokumenten für die Amtshandlungen und die Verwaltung des Auftraggebers.

§ 3 Art der Daten und Kreis der Betroffenen

(1) Daten: Formulareingaben, eingefügte Grundbuchauszüge (Namen, Geburtsdaten, Anschriften, Anteile, Rechte und Lasten), Liegenschaftsdaten aus NovaNota; Kanzleidaten (Personen der Kanzlei mit Titel, Name, Geburtsdatum, Funktion, Kennnummern und Konten; Adresslisten); Benutzerkonten und Sicherheitsprotokoll (Abschnitt 3 der Datenschutzerklärung).

(2) Betroffene: Parteien und sonstige Beteiligte der Amtshandlungen des Auftraggebers (z. B. Vertragsparteien, Erben, Grundeigentümer), Personen der Kanzlei des Auftraggebers, Benutzerinnen und Benutzer.

(3) Formulareingaben und erzeugte Dokumente werden nicht gespeichert; ein Dokument liegt höchstens 5 Minuten im Arbeitsspeicher, damit Word es öffnen kann.

§ 4 Weisungen

Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers – dieser Vertrag und die Einstellungen, die der Auftraggeber in der Verwaltung vornimmt, gelten als Weisung. Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Auftraggeber unverzüglich.

§ 5 Vertraulichkeit

Der Auftragnehmer setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind (§ 6 Datenschutzgesetz) bzw. der notariellen Verschwiegenheit unterliegen (§ 37 Notariatsordnung). Die Verschwiegenheitspflicht gilt auch nach Ende des Vertrags.

§ 6 Sicherheit der Verarbeitung

Der Auftragnehmer trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 1 beschrieben sind, und passt sie dem Stand der Technik an. Wesentliche Änderungen teilt er dem Auftraggeber mit.

§ 7 Weitere Auftragsverarbeiter

(1) Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der in Anlage 2 genannten weiteren Auftragsverarbeiter zu.

(2) Über einen neuen oder geänderten weiteren Auftragsverarbeiter informiert der Auftragnehmer mindestens vier Wochen vorher; der Auftraggeber kann binnen zwei Wochen aus wichtigem Grund widersprechen und den Vertrag dann kündigen. Der Auftragnehmer überbindet ihm dieselben Datenschutzpflichten.

§ 8 Unterstützung des Auftraggebers

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Beantwortung von Anträgen Betroffener (Art. 15 bis 22 DSGVO) und bei seinen Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO. Anträge, die beim Auftragnehmer eingehen, leitet er unverzüglich weiter.

§ 9 Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Der Auftragnehmer meldet dem Auftraggeber eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, möglichst binnen 24 Stunden nach Kenntnis, mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit sie ihm vorliegen.

§ 10 Löschung und Rückgabe

Nach Ende des Vertrags löscht der Auftragnehmer die Benutzerkonten, Kanzleidaten, Briefvorlagen und Layouts des Auftraggebers binnen 30 Tagen; auf Wunsch übergibt er sie vorher in einem gängigen Format (JSON, Word). Sicherungskopien werden mit dem Ablauf der Aufbewahrung (höchstens 30 Tage) gelöscht. Das Sicherheitsprotokoll wird nach Ablauf von 2 Jahre gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

§ 11 Nachweise und Kontrollen

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber alle Informationen zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen nach angemessener Voranmeldung zu den üblichen Kanzleizeiten.

§ 12 Haftung und Schlussbestimmungen

(1) Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO.

(2) Änderungen bedürfen der Schriftform. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der übrige Vertrag wirksam.

(3) Es gilt österreichisches Recht. Gerichtsstand ist das sachlich zuständige Gericht in Korneuburg.

______________________, am ______________
Für den Auftraggeber: ________________________________

______________________, am ______________
Für den Auftragnehmer: ________________________________

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

Anlage 2: Weitere Auftragsverarbeiter

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