Entwurf – noch nicht geprüft. Vor der Veröffentlichung von einer fachkundigen Stelle (z. B. Notariatskammer, Datenschutzberatung) prüfen lassen; gelb markierte Angaben fehlen noch.

Datenschutzerklärung

Informationen gemäß Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zum Vorlagenserver

1. Verantwortlicher und Betreiber

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Kanzlei, für die Sie den Vorlagenserver nutzen – für die Kanzlei Notariat Stockerau: Bahnhofstraße 6, 2000 Stockerau, E-Mail: office@notare-stockerau.at. Sie entscheidet, wer ein Benutzerkonto erhält, und welche Inhalte in die Formulare eingegeben werden (Abschnitt 3).

Betrieben wird der Vorlagenserver von Alexander Mayer, ???, E-Mail: ???. Er verarbeitet die Daten für die Kanzleien als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO, Muster). Alle Beteiligten unterliegen der notariellen Verschwiegenheit (§ 37 NO).

2. Kein öffentliches Angebot, keine Analyse

Der Vorlagenserver ist nur für angemeldete Benutzerinnen und Benutzer berechtigter Kanzleien zugänglich. Es gibt keine Analyse- oder Werbedienste, keine Reichweitenmessung, keine eingebundenen Inhalte Dritter (etwa Schriften, Karten oder Videos) und keine Weitergabe zu Werbezwecken.

3. Welche Daten wir verarbeiten

a) Aufruf der Seite

Zur Auslieferung der Seite wird die IP-Adresse Ihres Geräts technisch verarbeitet. Der Webserver führt kein Zugriffsprotokoll. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bereitstellung und Sicherheit).

b) Benutzerkonto

Benutzername, Anzeigename, Kanzlei, freigegebene Vorlagen, Gültigkeitsdatum, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Fassung und Zeitpunkt der Bestätigung der Nutzungsbedingungen, das Passwort nur als nicht umkehrbarer Hashwert (scrypt) sowie – bei der Anmeldung ohne Passwort am Arbeitsplatz – der Windows-Anmeldename und ein Schlüssel für das Hilfsprogramm; bei Administratoren das Geheimnis der Zwei-Faktor-Anmeldung und die Wiederherstellungscodes (als Hashwert). Zweck: Zugang und Rechteverwaltung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

c) Sicherheitsprotokoll

Zeitpunkt, Benutzer und Art der Aktion (Anmeldung, fehlgeschlagene Anmeldung, Dokument erstellt mit Vorlage und Dateiname, Änderungen in der Verwaltung) sowie bei Anmeldung und Dokumenterstellung die IP-Adresse – keine Inhalte der Formulare oder Dokumente. Zweck: Schutz vor Missbrauch und Nachweis der Datensicherheit (Art. 32 DSGVO). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 2 Jahre, danach automatische Löschung.

d) Formulareingaben und erzeugte Dokumente

Eingaben in die Formulare – Auswahlen, Beträge, eingefügte Grundbuchauszüge (mit Namen, Geburtsdaten und Anteilen der Eigentümer) sowie Liegenschaftsdaten aus NovaNota – werden nur verarbeitet, um das Dokument zu erzeugen. Sie werden am Server nicht gespeichert. Ein erzeugtes Dokument liegt höchstens 5 Minuten im Arbeitsspeicher des Servers, damit Word es über einen einmaligen, zufälligen Link öffnen kann, und wird danach gelöscht. Rechtsgrundlage: die Rechtsgrundlage der jeweiligen Kanzlei für ihre Amtshandlung (insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und e DSGVO) bzw. Art. 28 DSGVO.

e) Kanzleidaten

Name, Anschrift und Kontaktdaten der Kanzlei, Personen der Kanzlei (Titel, Name, Geburtsdatum, Funktion, Kennnummern wie die Notariatskandidaten-Nummer, Konten) sowie Adresslisten, die in die Vorlagen eingesetzt werden. Sie werden von der Kanzlei selbst gepflegt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

f) Cookie

Der Vorlagenserver setzt ein einziges, technisch notwendiges Sitzungscookie für die Anmeldung (Gültigkeit 8 Stunden, nur für diese Seite). Dafür ist keine Einwilligung nötig (§ 165 Abs. 3 Telekommunikationsgesetz 2021).

g) Speicher im Browser

Ihr Browser merkt sich auf Ihrem Gerät die Formulareingaben der laufenden Sitzung (gelöscht beim Schließen des Browser-Tabs) und die zuletzt verwendete Vorlage. Diese Angaben werden nicht an den Server übertragen, bis Sie ein Dokument erstellen.

h) Hilfsprogramm am Arbeitsplatz (NovaNota-Helfer)

Das Hilfsprogramm läuft nur auf dem PC der Kanzlei. Es liest aus NovaNota den geöffneten Akt (Liegenschaften, abgefragte Grundbuchauszüge, Erblasser) und gibt diese Daten nur an den Browser auf demselben PC weiter. An den Vorlagenserver gelangen sie erst mit „Dokument erstellen“ (Abschnitt 3 d). Es löst keine Grundbuchabfragen aus. Auf Knopfdruck („Lageplan in Akt speichern“) speichert es den vom Vorlagenserver erstellten Lageplan in den Aktordner des in NovaNota geöffneten Akts; „Lageplan anzeigen“ legt ihn nur vorübergehend ab und löscht ihn danach.

i) Abfragen öffentlicher Stellen

Für einzelne Vorlagen (Kaufvertrag: Grenzkataster, Altlasten, Denkmalschutz, Naturgefahren; Kaufvertrag, Schenkungsvertrag und Vereinbarung: Lageplan) fragt der Server öffentliche Datendienste ab: Bundesamt für Eich- und Vermessungswesen, Umweltbundesamt, Bundesdenkmalamt, Land Niederösterreich, Bundesministerium (Wildbach- und Lawinenverbauung) und Stadt Wien (Orthofoto basemap.at). Übermittelt werden nur Katastralgemeinde, Grundstücksnummer bzw. Koordinaten – keine Namen.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer an Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Auftragsverarbeiter: der Betreiber (Abschnitt 1); dieser hat mit dem Hosting des Servers netcup GmbH, Karlsruhe (Deutschland), Rechenzentrum in Wien beauftragt. Sicherungskopien der Verwaltungsdaten (Benutzerkonten, Kanzleidaten, Briefvorlagen, Layouts, Protokoll) werden täglich angelegt; die letzten 30 werden aufbewahrt.

5. Übermittlung in Drittländer

Die Daten werden in der Europäischen Union verarbeitet; eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

6. Speicherdauer

Benutzerkonten bis zur Löschung durch die Verwaltung bzw. bis zum Ende der Nutzung durch die Kanzlei; Sicherheitsprotokoll 2 Jahre; Sicherungskopien höchstens 30 Tage; Formulareingaben und Dokumente werden nicht gespeichert (Abschnitt 3 d).

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an Ihre Kanzlei oder an den Betreiber (???); der Betreiber leitet Ihr Anliegen an die verantwortliche Kanzlei weiter.

Sie können sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.

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